Customer Case – Podimo
Monatsabschluss in 5 Minuten pro Standort
Die Herausforderung
Sagen Sie Hallo! (oder Hej!) zu Podimo – einem Unternehmen für Premium-Audio-Abonnements, das originelle und exklusive Podcasts sowie eine großartige Palette von Hörbüchern anbietet.
2019 in Kopenhagen gegründet, nutzt Podimo Pleo bereits seit vielen Jahren. Pleo spielt seit jeher eine wichtige Rolle bei der Abwicklung von Reisekosten und anderen Ausgabenprozessen. Wie Pleo wuchs auch Podimo rasant – die Ausgabenverwaltung unterschiedlicher Teams wurde komplexer. Mit anfangs nur zwei Personen in der Buchhaltung, zu heute sieben Personen, bedurfte es einer skalierbaren und effizienten Ausgabenlösung.
Zeitaufwendige Spesenerstattungen
In einem globalen Unternehmen gibt es immer einen Grund für eine Geschäftsreise. Allerdings folgte bei Podimo auf jede Reise ein lästiges Formular, das für die Erstattung der Reisekosten ausgefüllt werden musste. Um jedes einzelne Erstattungsformular zu bearbeiten, benötigte das Finanzteam etwa eine Viertelstunde.
Einheitliche Prozesse an verschiedenen Standorten
Während Podimo sich kontinuierlich auf neuen Märkten etablierte und weitere Büros an neuen Standorten eröffnete, wurde es zunehmend schwieriger, Ausgaben einheitlich und zentralisiert zu verwalten und zu kontrollieren. Das Finanzteam benötigt eine holistische Übersicht über das Ausgabeverhalten der kompletten Organisation.
Smarte Firmenkarten und eine benutzerfreundliche Lösung
Die manuelle Bearbeitung der Erstattungsformulare kostete nicht nur viel Zeit, sondern führte auch dazu, dass die Mitarbeiter:innen mindestens eine Woche auf ihr Geld warten mussten. Podimo bedarf eines zuverlässigen Anbieters für Firmenkreditkarten, mit dem sich Geschäftsausgaben jeglicher Art quasi von allein erledigen – und Rückerstattungen schnell abgewickelt werden.
Die Lösung
Eine Ausgabenlösung, die sämtliche Ausgaben aller Standorte auf einer Plattform erfasst und kontrolliert.
„Dank Pleo verliefen neue Standorteröffnungen deutlich einfacher. Unser zuständiger Manager musste nicht länger Ausgabenberichte einreichen, um sie vom Finanzteam verwalten und bearbeiten zu lassen.“
Das Ergebnis
Es versteht sich von selbst, dass Martin als Director of Finance bei Podimo Wichtigeres zu tun hat, als Reisekosten zu genehmigen und sich in die Bankkonten unterschiedlicher Standorte ein- und auszuloggen. Pleo unterstützt ihn dabei, seine Zeit effizient zu nutzen.
Mehr Kontrolle und Transparenz
Pleos Multi-Entity-Funktion bietet einen holistischen Ausgabenüberblick und einheitliche Finanzkontrollen. Schluss mit verschiedenen Buchhaltungsbereichen, ERP-Systemen und dem Ein- und Ausloggen aus unterschiedlichen Tools. Alle Ausgabentransaktionen können auf einen Blick eingesehen werden und unterliegen den gleichen Richtlinien und Freigabe-Flows – über alle Standorte hinweg.
Produktivitätsboost
Martin stellte unmittelbar nach der Einführung von Pleo eine gesteigerte Produktivität fest – sowohl im Finanzteam als auch in anderen Abteilungen: Niemand verschwendet mehr Zeit mit Erstattungsformularen. Das direkte Feedback vom Team lautete: „Hey, dieses neue Tool ist fantastisch! Damit lässt sich einfach alles erledigen.“
Durch die Bearbeitung von jährlich fast 3.000 Rückerstattungen sparen alle bei Podimo eine Menge Zeit, die nun für wichtigere Aufgaben genutzt werden kann.
Und der Monatsabschluss? Pro Standort in fünf Minuten erledigt.
Langes Warten auf Rückerstattungen gehört der Vergangenheit an
Lange Wartezeiten für Kostenerstattungen? Nicht mit Pleos weltweiter In-App-Rückerstattungen. Kommt es zu Privatauslagen, genügt ein Mausklick und schwups haben Mitarbeiter:innen ihr Geld zurück. Dazu geben die Mitarbeiter:innen einfach ihre persönlichen Bankkartendetails in der Pleo-App an.
Wobei Pleo half
Schnelles Onboarding
Nutzen Sie Ihre derzeitige Bank und legen Sie in wenigen Minuten los.
Firmenkarten fürs Team
Erstellen Sie virtuelle- oder bestellen Sie physische Karten für alle Mitarbeiter:innen.
Ausgabenlimits
Definieren Sie unkompliziert individuelle Limits pro Mitarbeiter:in.
Belegabgleich
Die Kategorisierung und der Abgleich von Belegen erfolgt beim Bezahlen.
Echzeit-Überblick
Behalten Sie den Überblick über alle Unternehmensausgaben in Echtzeit.
Schnittstellen
Vermeiden Sie sich wiederholende Vorgänge und verbinden Sie Pleo mit Ihrer Buchhaltungssoftware.
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