Customer Case – CarlNann
Der Mensch im Mittelpunkt
Die Herausforderung
CarlNann ist eine aus der ältesten und ersten Werbeagentur Deutschlands entsprungene Agentur für strategische Markenberatung. Das Team positioniert für diverse Unternehmen gekonnt Produkte am Markt und in den richtigen Zielgruppen. Im Zentrum der Arbeit steht herausragende Menschenkenntnis. Da verwundert es kaum, dass das Team auch intern bodenständig und menschlich miteinander zusammenarbeitet. Stets auf der Suche nach mitarbeiterorientierten Tools, die diesen Spirit tragen und gleichzeitig Arbeit abnehmen, hat es sich CarlNann auch zum Ziel gesetzt, seine Finanzen digitaler und effizienter aufzustellen.
Monatsabschlüsse mit Überraschungen
Das Team jagt allmonatlich Belegen hinterher. Das Bearbeiten von Kreditkartenabrechnungen verursacht Frustration und kostet überproportional viel Ressourcen. Für die Größe der Agentur steht es schlicht in keinem Verhältnis, wenn es drei Kollegen:innen bedarf, um den Monatsabschluss aufzubereiten. Gleichzeitig fehlt der Echtzeiteinblick – die Kreditkartenabrechnung am Ende des Monats hält regelmäßig Überraschungen über Ausgaben am vergangenen Monatsanfang bereit.
Spesen- und Reisekostenabrechnungen
Die Mitarbeiter:innen vergeuden zu viel Zeit mit dem Erstellen und Verwalten von Spesen- und Reisekostenabrechnungen. Hinzukommt, dass solche über eine Excel-Datei verwalten werden, die die wenigsten Mitarbeiter:innen richtig zu bedienen verstehen. Der komplette Abrechnungsprozess wird als ineffizient und frustrierend empfunden.
Komplexe Datenaufbereitung
CarlNann nutzt verschiedene (Buchhaltungs-)Systeme wie easyJob und DATEV. Die Daten aus dem einen System mit dem anderen System zu vergleichen, gestaltet sich sehr mühselig. Im Jahr 2023 möchte sich das Team nicht mehr mit dem händischen Pflegen diverser Excel-Dateien und dem stundenlangen Erstellen von Reportings beschäftigen müssen.
Die Lösung
Ein anwenderfreundliches Tool, mit dem alle Beteiligten gerne und gut umgehen können und dessen Kostenpunkt zur Größe der Agentur passt.
Das Ergebnis
Pleo schafft Mehrwert und nimmt Last von der Finanzabteilung.
Verbesserte Ausgabenkontrolle in Echtzeit
Es herrscht mehr Transparenz über die einzelnen Ausgaben in verschiedenen Teams. Solche können jetzt einfach auf ihren Zweck, wie Beratungen, kategorisiert werden. Bei Bedarf kann in Echtzeit gegengesteuert werden. Speziell bei großen Kostenpositionen hilft zudem Pleos Freigabematrix.
Smarte Reisekostenbudgets und automatisierte Abrechnungen
Das Reisekostenbudget wird vollständig über Pleo gesteuert, wodurch CarlNann mehr Transparenz über Reisekosten allgemein gewinnt. Wenn gegen Ende des Monats das Budget ausgereizt ist, können unkompliziert Anpassungen vorgenommen werden.
Zudem müssen Mitarbeiter:innen nicht länger über verschiedene Verpflegungssätze je nach Reiseland Bescheid wissen. In der Pleo-App tippen sie lediglich an, ob sie verpflegt wurden oder nicht und der restliche Prozess läuft automatisiert ab. Ganz ohne Einscannen von Belegen, Sammeln von Unterschriften und diverse andere redundante Prozesse.
Automatisierte Datenaufbereitung
Mithilfe von Pleos nahtlosen Buchhaltungsschnittstellen und übersichtlichen In-App-Ausgabenanalysen beschäftigt sich das Team nicht länger mit zeitintensiver Datenaufbereitung, sondern mehr mit der Interpretation von Daten. Es leitet Handlungsempfehlungen ab, die das Unternehmen solide steuern und die richtigen Entscheidungsgrundlagen für die Unternehmensführung liefern.
Wobei Pleo half
Schnelles Onboarding
Nutzen Sie Ihre derzeitige Bank und legen Sie in wenigen Minuten los.
Firmenkarten fürs Team
Erstellen Sie virtuelle- oder bestellen Sie physische Karten für alle Mitarbeiter:innen.
Ausgabenlimits
Definieren Sie unkompliziert individuelle Limits pro Mitarbeiter:in.
Belegabgleich
Die Kategorisierung und der Abgleich von Belegen erfolgt beim Bezahlen.
Echzeit-Überblick
Behalten Sie den Überblick über alle Unternehmensausgaben in Echtzeit.
Schnittstellen
Vermeiden Sie sich wiederholende Vorgänge und verbinden Sie Pleo mit Ihrer Buchhaltungssoftware.
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