Podimo bruger Pleo
Sådan hjalp Pleo Podimo med at spare en uge på tilbagebetalinger
Udfordringen
Hils på Podimo, en førsteklasses abonnementstjeneste til dem, der ønsker at lytte til originale og eksklusive podcasts og lydbøger uden reklamer. I dag består teamet af 250 medarbejdere fordelt rundt om i verden.
Podimo blev stiftet i København i 2019 og har brugt Pleo i mange år. Pleo blev implementeret tidligt i virksomheden og har været en nøglespiller i etableringen af processer i forbindelse med rejser og udgifter. I takt med at virksomheden voksede, blev det sværer for dem at administrere de forskellige enheders udgifter – især fordi der i starten kun var ansat to personer i Podimos økonomiafdeling.
Manuel og tidskrævende tilbagebetalingsproces
Med medarbejdere spredt rundt omkring i verden er der mange grunde til, at de ansatte rejser ofte. Men efter hver rejse spøgede det skræmmende regneark, der skulle udfyldes for at kunne blive tilbagebetalt udgifterne til rejsen. Det kunne nemt tage Martins team et helt kvarter at administrere, behandle og bogføre hver udgiftsrapport.
Manglende overensstemmelser mellem enheder
Da Podimo fortsatte med at ekspandere til nye markeder og åbne nye enheder, blev det en umulig opgave at håndtere alle udgifter og huske alle de forskellige logins til bankerne i de enkelte enheder.
Ingen firmakort til rejseudgifter
Ikke alene tog det meget af økonomiafdelingens tid at behandle manuelle regneark med anmodninger om tilbagebetalinger, men medarbejderne måtte også vente mindst en uge på at få deres penge tilbage for private udlæg. Podimo vidste, at de havde brug for at finde en pålidelig udbyder af firmakort, som kunne forvandle medarbejdernes forretningsrejser fra et mareridt til en drøm.
Løsningen
En udgiftsløsning, der registrerer alle udgifter på én platform, uanset hvor en medarbejder rejste hen, eller hvilket marked en enhed opererer på.
"Da vi åbnede en ny enhed efter at have fået Pleo, gik det meget bedre, fordi vores lokale leder ikke behøvede at indsende udgiftsrapporter, som krævede, at økonomiafdelingen skulle bruge tid på at administrere og behandle den og så videre."
Resultatet
Som Director of Finance i en virksomhed i vækst, der ekspanderer til flere lande, har Martin bedre ting at tage sig til end at godkende rejseudgifter og logge ind og ud af hver enheds bankkonti for at få et holistisk overblik over Podimos udgifter. Pleo har ikke kun hjulpet med at frigøre dyrebar tid og gøre det hurtigere at tilbagebetale medarbejdere – overgangen til Pleo har også ført til højere produktivitet i Martins team.
Større kontrol og overblik over enheder
Ved hjælp af Pleos funktion til flere enheder har Martin nu et komplet overblik over og bedre styr på det samlede forbrug på tværs af virksomheden. Nu kan han se alle vigtige data uden at skulle logge ind og ud af forskellige regnskabsområder i deres ERP-system og implementere forskellige værktøjer. I tillæg til alt dette kan han ved hjælp af Pleo opsætte forskellige funktioner til udgiftskontrol for alle enheder og teams på tværs af flere enheder.
Højere produktivitet
Efter implementeringen af Pleo oplevede Martin straks en stigning i produktiviteten – både i virksomhedens økonomiafdeling og andre teams. Nu slap de nemlig for at bruge tid på at udfylde regneark med anmodninger om tilbagebetalinger. Han har endda modtaget følgende direkte feedback: "Hej! Det der Pleo-værktøj, det er fantastisk! Det løser bare det hele."
Slut med private udlæg
Tidligere nævnte vi, at det nemt kunne tage en uge at blive tilbagebetalt for et privat udlæg. Med Pleo kræver det ikke andet end et enkelt klik på en knap. Medarbejdere kan nemt tilføje deres private bankkort til appen og blive tilbagebetalt med det samme. I dag flyver der næsten 3.000 transaktioner gennem Pleo om året, hvilket betyder, at Martin og hans team har sparet masser af tid, som de nu kan bruge på vigtigere opgaver.